Consulter les archives

Cadre législatif

L'accès aux archives est régi par les art. L213-1 à L213-8 du Code du patrimoine, qui établit différents délais de communicabilité. Les principaux délais mis en œuvre pour les archives publiques, aux Archives diplomatiques, sont les suivants :

• 25 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier : documents dont la communication porte atteinte au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif, à la conduite des relations extérieures, au secret des affaires (...).
• 50 ans : documents dont la communication porte atteinte au secret de la défense nationale, et qui ont pour ce motif fait l'objet d'une mesure de classification mentionnée à l'article 413-9 du code pénal, ou porte atteinte aux intérêts fondamentaux de l'Etat dans la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l'Etat, à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la protection de la vie privée.
• 75 ans : documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels, registres de naissance et de mariage de l'état civil.

Documents soumis à vérification

Lorsque la communicabilité d'un document n'est pas encore établie, les Archives diplomatiques vérifient, sur demande de l'usager, son statut. Les procédures diffèrent entre les deux sites des Archives.

- Site de La Courneuve
Pour faciliter l’accès à un plus grand nombre de fonds d’archives communicables selon les prescriptions du Code du patrimoine, une procédure de communication simplifiée et accélérée en salle de lecture, concernant des fonds n’ayant pas fait l’objet d’un classement définitif et soumis à vérification, a été mise en place. Cette procédure est dénommée "vérification spéciale". Vous pourrez commander 6 documents sous "vérification spéciale" mais vous ne pourrez pas immédiatement les consulter. Ils devront être vérifiés avant de pouvoir être communiqués. Vous serez informés par mél de la date de leur disponibilité. Après avoir consultés ces 6 articles, vous pourrez refaire une commande pour 6 nouveaux articles soumis à "vérification spéciale". Nous invitons les lecteurs qui peuvent préparer en amont leur visite à vérifier sur le tableau ci-dessous si les cotes des documents qu’ils souhaitent consulter figurent sur le tableau. Si c’est le cas, n’hésitez pas à contacter la salle de lecture en amont de votre visite. lecture.archives@diplomatie.gouv.fr (La Courneuve) 
Consultez la liste des fonds relevant de la procédure "vérification spéciales".

- Site de Nantes
Chaque carton commandé fait l’objet d’une vérification préalable de son état matériel et des délais de communicabilité auxquels il peut être soumis. Les lecteurs sont informés à leur arrivée en salle de lecture du retrait éventuel de tout ou partie d’un carton non encore libre d’accès. Il est vivement recommandé aux lecteurs souhaitant consulter des documents datant de moins de 50 ans de s'assurer leur statut auprès du Centre, avant toute réservation.

Consultation par dérogation (archives publiques)

- Procédure
L'art. L213-3 du code du patrimoine permet aux chercheurs de demander, par dérogation,  une accès anticipé aux archives publiques non encore librement communicables. Votre demande doit être formalisée au moyen du formulaire ci-dessous, à remettre en salle de lecture ou à adresser par courrier électronique au centre qui conserve les archives que vous souhaitez consulter : lecture.archives@diplomatie.gouv.fr (La Courneuve) ; archives.cadn@diplomatie.gouv.fr (Nantes). 

Votre demande sera transmise au service du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères qui a produit les documents. C’est seulement si ce service donne son accord que le document pourra vous être communiqué. Vous serez informé par courrier. La réponse vous est adressée dans un délai de deux mois à compter de l’enregistrement de votre demande (art. L. 213-3 du Code du patrimoine).

- Conseils
Limitez votre demande aux seuls articles utiles à la poursuite de votre travail de recherche. Dans le cas d’une recherche universitaire, il est utile de joindre l’attestation du directeur de recherche. Vous devez impérativement connaître la cote du ou des articles concernés par votre demande, pour la formuler. Les demandes incomplètes ne peuvent pas être traitées. Si vous ne connaissez pas la cote du document que vous souhaitez consulter parce que l’inventaire correspondant n’a pas été publié ou n’est pas encore accessible en ligne, il vous faudra venir chercher cette cote sur place aux Archives diplomatiques en salle de lecture en vous adressant à l’accueil scientifique. Les dérogations sont strictement individuelles. Si vous êtes plusieurs personnes à souhaiter consulter les documents sur lesquels porte votre demande, chacun devra déposer une demande séparée. Les documents consultés par dérogation ne peuvent être reproduits que si vous le demandez dans la demande de dérogation et que l’autorisation vous est formellement accordée dans la réponse, et cela, quel que soit le moyen de reproduction utilisé. Faute de cet accord, lorsque vous viendrez consulter ces documents, vous ne pourrez pas effectuer de reproduction.

- Recours
Tout refus de communication d’archives publiques doit être motivé (article L. 213-5 du Code du patrimoine ). Si vous considérez que le refus qui vous est opposé n’est pas justifié ou si vous en contestez les motifs, vous pouvez dans les deux mois qui suivent cette notification, saisir pour avis la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), conformément aux dispositions de l’art. L342-1 du Code des relations entre le public et l’administration. La saisine de la CADA est un préalable obligatoire à l’exercice d’un recours contentieux auprès du tribunal administratif de Paris.

Consultation sur autorisation (archives privées)

Conformément à l’article L.213 6 du Code du patrimoine, les propriétaires d’archives privées peuvent soumettre la communication ou la reproduction des documents qu’ils ont remis aux Archives diplomatiques à des conditions particulières, par exemple une demande d’autorisation à leur adresser ou une interdiction de reproduction. Ces conditions sont souvent indiquées dans l’introduction des inventaires, à la rubrique « Conditions d’accès ». Si l’un des documents que vous souhaitez consulter est dans ce cas, vous devez vous renseigner auprès de l’accueil scientifique qui vous expliquera les formalités nécessaires.

Documents microfilmés ou numérisés

Afin d’assurer leur préservation et conformément aux dispositions de l’art. L311-9 du Code des relations entre le public et l’administration, un grand nombre de documents ne sont pas communicables sous leur format original mais sous forme de microfilm ou de fichier numérique. Dans le cas où des motifs exceptionnels nécessitent et justifient le recours au document original, une « demande de consultation exceptionnelle » peut être effectuée, en complétant le formulaire de demande disponible auprès de l’accueil scientifique en salle de lecture.