Charte éditoriale

Préambule

La direction des Archives met en œuvre depuis 1874, une politique de publications qui touche des publics très différents et prend des formes différentes. Elle fait coexister des ouvrages d’érudition et de vulgarisation scientifique d’une part, et des projets d’écriture copilotés avec des éditeurs grand public de l’autre, sous forme de conventions de co-éditions.

Les ouvrages d’érudition

Depuis 1874, des publications de sources d’archives diplomatiques sont confiées d’abord à une commission puis à plusieurs commissions en 1961. Ces ouvrages sont regroupés dans la collection des Documents diplomatiques français. Il s’agit du socle historique de l’activité éditoriale de la direction des Archives diplomatiques.

Les ouvrages de vulgarisation scientifique

Depuis les années 1960, des publications de travaux historiques réalisés grâce à la consultation et l’exploitation des sources d’archives diplomatiques sont mis en œuvre. Ils relèvent à la fois de la diffusion de travaux universitaires et de la vulgarisation scientifique.
En 1998 est lancée la collection Diplomatie et Histoire qui se propose de publier des travaux scientifiques de qualité portant sur les relations internationales et l’activité diplomatique et reposant, pour l’essentiel, sur l’étude des fonds d’archives du ministère des Affaires étrangères. Cette collection compte actuellement une trentaine de titres.

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Diversification

Depuis moins de 10 ans, la direction des archives a élargi sa politique éditoriale à des ouvrages de type « Beaux livres », où le discours historique est soutenu par une illustration abondante, à des ouvrages à destination des jeunes publics (romans jeunesse) et plus récemment à des œuvres graphiques s’inspirant de la réalité historique (BD, romans graphiques).

Etablissement de la charte éditoriale

Prenant en compte la diversité de sa politique et souhaitant partager des critères destinés à étayer les choix éditoriaux pour rendre cette politique lisible, la direction des archives a mis au point une charte éditoriale, outil de travail pour elle, ses partenaires (soumissionnaires de textes, auteurs retenus, éditeurs) et le comité éditorial qui donnera un avis d’opportunité pour garantir la qualité des travaux scientifiques proposés à la publication, dans un objectif d’intérêt général.
Ainsi, cette charte s’applique prioritairement à l’examen des travaux scientifiques proposés à la publication, qui feront l’objet d’un examen par le comité éditorial mais influe aussi sur le choix des partenariats dans le domaine des ouvrages plus grand public, lequel n’est pas soumis à l’examen préalable du comité éditorial et reste de l’entière responsabilité de la direction des Archives et des autorités du ministère.

Article 1 – Définition de la raison d’être de l’activité éditoriale de la direction des Archives

L’édition de sources primaires d’archives, l’édition d’ouvrages d’érudition, la publication de travaux scientifiques, qu’ils soient portés par un ou plusieurs auteurs et d’ouvrages grand public est une mission confiée par le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères à la direction des Archives. Cette mission ne relevant pas d’une compétence réglementaire, elle incarne une volonté politique de diffusion de la connaissance et de démocratisation culturelle.
L’activité éditoriale scientifique est destinée à produire et enrichir un corpus de connaissances sur les relations internationales bilatérales et multilatérales, la géopolitique, la coopération mondiale, le rôle des sociétés dans la diplomatie partout où la France a une représentation.
Les recherches portant sur les enjeux globaux tels que le climat, plus largement les questions environnementales, les droits de l’homme, les inégalités de genre, la diversité culturelle, les questions de sécurité, sont au cœur des problématiques attendues.
Cette activité éditoriale offre une visibilité à l’exploitation des sources d’archives et de bibliothèque conservées sur les deux sites de La Courneuve et de Nantes. Ces sources originales peuvent aussi se prêter à la publication de monographies sur un lieu, un personnage, quelles que soient la date ou la période envisagée.

Article 2 – Définition des critères d’intérêt à agir de la direction des Archives, éditeur du secteur public

La direction des archives, qui collecte, conserve et communique des matériaux primaires pour l’écriture de l’histoire, souhaite diffuser la connaissance d’informations contenues dans les sources dont beaucoup sont inédites. Elle souhaite favoriser l’accès à ces sources et la compréhension des phénomènes historiques, en s’appuyant sur les compétences des professionnels des sciences politiques, humaines et sociales en priorité.
Elle conçoit son activité éditoriale comme un instrument de qualité pour lutter contre la désinformation.
La direction des Archives est un éditeur public qui, sur son budget général entièrement public, finance par l’édition en langue française, des activités de diffusion scientifique et culturelle.
Ces activités d’intérêt général visent à rapprocher la diplomatie des français, à favoriser la compréhension du monde grâce à l’utilisation et à la connaissance des archives diplomatiques, à contribuer à la production collective de travaux scientifiques indépendants, à soutenir des auteurs et autrices en phase avec l’intérêt à agir d’un éditeur public.
Pour autant, la direction des Archives a des compétences réglementaires qui ne comprennent pas l’activité éditoriale. Elle a donc besoin, pour produire et diffuser des travaux destinés à être publiés, de s’adjoindre des partenaires sur l’ensemble de la chaîne de production : comité éditorial ; experts extérieurs relecteurs de tapuscrits ; éditeurs ; auteurs. Son intérêt à agir comprend donc la mise en place de partenariats extérieurs, dans une recherche qui concilie stabilité de l’administration et évolution des pratiques et des objets de recherche.

Article 3 – Critères de recevabilité des projets éditoriaux liés à des travaux scientifiques

Les projets exploitent les sources diplomatiques même si ce n’est pas exclusif.
Les auteurs ont recours aux méthodes scientifiques de l’histoire avec appareil critique, rigueur dans l’administration de la preuve, références bibliographiques, respect des règles de la déontologie, sans chercher à instrumentaliser le passé à des fins idéologiques.
L’auteur ou l’autrice renseigne un dossier fourni par la direction des Archives comprenant une note d’intention selon le format indiqué, un synopsis et l’écriture de deux premiers chapitres à titre d’essai.
Pour le cas spécifique aux thèses nécessitant une réduction du nombre de signes : l’auteur ou l’autrice fournira une recommandation du jury de thèse à l’appui de son dossier de soumission de projet ; parmi les prérequis il ou elle fournira un plan réorganisé de la thèse et le tapuscrit de la thèse en format pdf. Ces deux éléments permettent d’éviter la seule réduction mécanique du nombre de signes et d’opérer des choix dans les parties qui, pour la publication, ne seraient pas traitées.
L’auteur ou l’autrice s’engage moralement à respecter le cahier des charges de la maquette de la direction des Archives, qui lui est communiqué dès les premiers contacts par la direction des Archives. L’ouvrage ne pourra être publié qu’après que l’auteur aura tenu compte et mis en œuvre l’ensemble des préconisations demandées.
Dans le dossier de soumission du projet, l’auteur ou l’autrice est invité à signaler toute piste de valorisation de sa connaissance, pour aider à la diffusion de son ouvrage. L’auteur ou l’autrice s’engage ainsi moralement à s’impliquer dans la diffusion de son ouvrage (réponses aux sollicitations de la presse, des libraires, conférences, etc.), à charge pour la direction des Archives de financer les actions de valorisation.
Les projets personnels d’écriture, dont la vocation est l’autoédition ou édition à compte d’auteur sont exclus du spectre.
En cas de coédition avec un éditeur du secteur concurrentiel, la direction des Archives veille au respect d’un équilibre économique (pas de contrat de coédition léonin dans lequel la participation de la direction des Archives couvrirait l’ensemble des frais d’édition, ce qui s’apparenterait à un détournement du code des marchés publics et à fausser le jeu de la concurrence).

Article 4 – Comité éditorial d’examen des projets de publication scientifique : composition et principes de base

Le comité éditorial est composé des membres du groupe d’experts Paulette Enjalran, ce qui permet de bénéficier d’un socle d’experts suffisants pour rendre un avis collectif en séance.
La participation est volontaire et gratuite.
Son indépendance vis-à-vis de l’administration est garantie et les avis exprimés en séance reflètent la liberté de conscience et d’analyse de celles et ceux qui les expriment.
Les réunions du comité éditorial ne sont pas publiques pour respecter la liberté d’expression sur les projets et les propos tenus ne font pas l’objet de diffusion en dehors du comité.
Du point de vue de l’accès aux documents administratifs, les notes prises en séance ont un statut de document préparatoire et non définitif. Seul le relevé de décision est considéré comme un document définitif.
Instance consultative d’aide à la décision non réglementaire, l’administration s’appuie sur les avis collégiaux du comité pour prendre sa décision de donner une suite favorable ou non aux projets présentés aux auteurs et aux éditeurs.

Article 5 – Comité éditorial d’examen des projets de publication scientifique : périmètre et fonctionnement

Le comité éditorial examine l’opportunité de publier les travaux qui revêtent un caractère scientifique et non les « beaux livres » ou ouvrages jeunesse et en général toute publication dont la ligne éditoriale serait majoritairement destinée à un but de promotion des activités de l’administration.
Il émet des recommandations et des points d’attention en temps que de besoin sur la faisabilité du projet éditorial, en dehors même des remarques sur la qualité au fond.
Le comité éditorial est collégial. A chaque séance un président est désigné de manière volontaire parmi ses membres.
Le comité éditorial se réunit sans quorum.
A contrario, l’administration, en fonction de l’ordre du jour et de la nature des dossiers présentés, peut décider de reporter une séance si elle estime que les conditions dans lesquelles un examen au fond ne peut être fait dans des conditions de qualité suffisante, garantissant le pluralisme des expressions.
Le secrétariat de séance est assuré par la cellule publications de la direction des Archives avec l’appui du secrétariat exécutif du groupe Paulette Enjalran. La participation s’effectue soit en présentiel soit à distance, les liens étant créés par la cellule Publications de la direction des Archives. Le comité se réunit trois fois par an au maximum. Les convocations sont envoyées par mel et mises à disposition sur l’espace collaboratif RESANA 15 jours avant la date de réunion.
Cependant, dès la rentrée universitaire, les participants s’entendent pour fixer des créneaux de dates possibles aux réunions.
Le comité examine sur dossiers préparés par la cellule éditions de la direction des Archives qui fait son affaire d’un premier tri dans des projets déclarés immédiatement non recevables dès la réception et ce afin de ne pas alourdir les ordres du jour ni mobiliser inutilement les membres du comité.
Il peut recommander en séance la lecture d’un expert extérieur si celle-ci n’a pas été faite avant et donc donner un accord de principe en séance sous réserve de la fourniture d’un rapport complémentaire d’expert du sujet ou de la période. Cet expert recevra un livre de son choix parmi les ouvrages édités ou coédités par la direction des Archives.
Dans ce cas, le dossier sera évoqué pour décision définitive à la prochaine séance. Un relevé de décisions est établi et co-signé par l’administration des archives (niveau direction) et le président de séance du jour. Ce document est immédiatement communicable. Le vote à main levée ou à bulletin est possible si un avis collégial ne peut être donné
L’administration fait part de l’avis du comité à l’auteur et à son éditeur (dans le cas d’une coédition).
L’administration présente un bilan annuel de l’activité du comité aux membres du comité éditorial une fois par an pour approbation.

Annexe à la charte éditoriale

Processus de publication des manuscrits, à l’attention des auteurs et partenaires d’édition scientifique : cas d’usage de la collection Diplomatie et histoire
La direction des Archives examine les projets correspondant à sa politique éditoriale et pouvant intégrer la collection Diplomatie et Histoire.
Le présent document a pour but de clarifier le circuit de publication pour les auteurs et autrices (dans le cas d’une monographie) et pour le directeur ou la directrice de d’ouvrage (dans le cas d’un ouvrage collectif). En effet, il n’existe pas de différence fondamentale entre un ouvrage individuel et un ouvrage collectif ; dans le second cas, les directeurs d’ouvrage sont les responsables de celui-ci et, à ce titre, l’un ou l’une d’entre eux doit être désigné comme le seul interlocuteur de la direction des Archives. C’est à ce responsable que revient la tâche de regrouper et d’harmoniser les contributions (notamment les bibliographies) et de servir d’intermédiaire entre la direction des Archives et chacun des contributeurs.

Les critères

Chaque manuscrit doit respecter les exigences de cette collection :

• Un travail de recherche inédit centré pour tout ou partie sur l’histoire de la diplomatie, de ses acteurs, de ses usages et de ses institutions.
• Un texte utilisant pour tout ou partie des fonds des Archives diplomatiques et au standard scientifique des études en histoire et en sciences humaines et sociales.
• Pour la publication de thèses, l’auteur doit avoir déjà entamé le travail de réduction et de remaniement.
• Le manuscrit envoyé doit être constitué de 600 000 signes maximum espaces comprises, chiffre englobant le texte principal, les notes, la bibliographie, l’index et tout autre élément annexe.
• Le manuscrit envoyé doit également respecter les normes éditoriales de la direction des Archives et de son coéditeur le CTHS. Pour ce faire, il est indispensable de se référer aux Recommandations aux auteurs disponibles sur la page OpenEdition de la direction des Archives.

Tout manuscrit proposé fait l’objet d’une pré-instruction d’opportunité en interne à la direction des Archives à l’issue de laquelle le manuscrit est ou non présenté au comité éditorial. Le comité éditorial se prononce sur la base du dossier de soumission du projet.

L’envoi

Le manuscrit doit être adressé par voie électronique à l’attention de la responsable des publications, Caroline Bornet [caroline.bornet chez diplomatie.gouv.fr].
L’envoi doit comprendre un dossier composé des pièces suivantes :

• Une note d’intention et un synopsis.
• Les pistes de valorisation proposées par l’auteur ou l’autrice.
• Une fiche de renseignements à remplir.
• Un CV.
• Pour la publication de thèses, le rapport du jury, le plan retravaillé.
• Le manuscrit sous la forme d’un document Word, au format doc ou docx.
  • Le manuscrit doit comprendre un sommaire ou une table des matières qui en reflète la structure détaillée.
  • Pour la mise en forme de son texte, l’auteur ou l’autrice est invité(e) autant que possible à respecter les normes éditoriales et typographiques en vigueur (cf. Lexique des règles typographiques en usage à l’Imprimerie nationale, 2002), en particulier en ce qui concerne l’utilisation des abréviations, des majuscules et minuscules, des chiffres (arabes, romains), des enrichissements typographiques (italique, exposant, petites majuscules, etc.). L’auteur ou l’autrice reconnaît que, si son manuscrit est accepté pour publication, ces règles seront strictement appliquées par l’équipe éditoriale.
  • Les notes de bas de page doivent être numérotées en chiffres arabes et en continu. Elles doivent être concises afin de respecter un équilibre raisonnable avec le texte courant.
• Les illustrations éventuelles dont la sélection sera affinée en lien avec l’équipe éditoriale. Les illustrations doivent être numérotées et fournies dans des fichiers séparés, dans la meilleure résolution possible en format jpeg, png ou tif. Les illustrations doivent être accompagnées de leur titre, légende éventuelle, source et crédits.
  La direction des Archives encourage les auteurs à utiliser des images libres de droits en haute définition et surtout les fonds des Archives diplomatiques qui comprennent notamment de riches collections iconographiques. La direction comprend un pôle cartographique et un atelier de numérisation à même d’aider l’auteur et l’équipe éditoriale à constituer un corpus aux normes de l’édition papier et numérique.
  Un envoi incomplet peut entraîner l’interruption du processus d’examen du projet de publication.

L’évaluation

Le comité de publication évalue les manuscrits reçus. Il se réunit trois fois au maximum par an pour examiner les différentes propositions de publication. Il vérifie la conformité de chaque proposition à la charte de politique éditoriale de la direction des Archives et donne un avis favorable, un avis favorable avec demandes de modifications ou un avis défavorable. En effet, à la suite de l’examen du manuscrit, les publications de la direction des Archives se réservent le droit demander des modifications substantielles à l’auteur dans le but de répondre aux critères de la collection Diplomatie et Histoire.

L’édition

Une fois le manuscrit validé, l’auteur/autrice ou le directeur/la directrice d’ouvrage peut lancer, après discussion avec la responsable éditoriale de la direction des Archives, des demandes d’aides à la publication auprès de son laboratoire, de son université ou de tout autre organisme.
Si sa contribution est retenue pour publication, l’auteur ou l’autrice signera un contrat de contribution avec le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Il ou elle cédera à titre gratuit au ministère de l’Europe et des Affaires étrangères le droit d’exploitation (reproduction, adaptation, traduction, représentation) de sa contribution sous une forme papier et numérique pour la durée de la propriété littéraire et artistique.
L’auteur ou l’autrice recevra un jeu d’épreuves à corriger qu’il devra retourner au ministère de l’Europe et des Affaires étrangères avec son bon à tirer sous deux semaines. À la suite de cela le manuscrit sera considéré comme définitif.
La production d’un ouvrage est une opération longue et minutieuse qui comprend plusieurs phases : la relecture-correction en lien avec l’auteur ou l’autrice, la structuration du texte sous Word, la mise en page proprement dite et le calibrage pour l’édition en ligne. Ces différentes opérations seront d’autant plus aisées à réaliser si les normes d’édition sont parfaitement respectées et, dans le cas d’un ouvrage collectif, si le travail d’harmonisation des différentes contributions a bien été effectué.
Il est à noter qu’à tout moment la direction des Archives se réserve le droit d’interrompre le processus de publication en cas de non-respect des principes établis pour la collection Diplomatie et Histoire ou d’obstacles dans la collaboration avec le ou les auteurs et autrices.
Sauf exception, la date de sortie de l’ouvrage en librairie correspond à la date de sa mise en ligne au format html sur la plate-forme OpenEdition Books : [https://books.openedition.org/dameae/]
En plus de son manuscrit, l’auteur ou l’autrice s’engage à fournir des éléments participant à la promotion de l’ouvrage :
• Texte de 4e de couverture.
• Courte biographie.
• Texte de présentation pour le site de la Bibliothèque diplomatique numérique.
Il ou elle s’engage également à participer à des événements pour la promotion de l’ouvrage (conférences, tables rondes, etc.).