Légaliser un document

Bureau des légalisations - HORAIRES D’ETE (du 10 juillet au 30 août) : de 9h00 à 12h00 du lundi au vendredi - le service de réponse téléphonique sera quant à lui fermé.

Qu’est-ce que la légalisation ?

La légalisation est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu (cf. article 2 du décret n°2007-1205 du 10 août 2007).

La légalisation ne correspond donc pas à une validation du contenu de l’acte mais à une simple vérification de la véracité de la signature.

Le recours à la légalisation reste fréquent dans de nombreux pays et pour certains types de documents. Toutefois, certains pays ont signé des conventions internationales qui dispensent de légalisation certains documents qui leur sont soumis, ou qui instituent l’apostille comme procédure de substitution à la légalisation.

L’apostille est une légalisation simplifiée et gratuite valable uniquement pour les pays signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961.
Elle ne relève pas de la compétence du bureau des légalisations, mais de celle du Ministère de la Justice. Sa délivrance est à demander au service apostille de la cour d’appel compétente, dans la juridiction où a été établi le document.

Pour connaître le régime auquel est soumis le document que vous présentez, vous pouvez consulter le tableau récapitulatif de l’état actuel du droit conventionnel en matière de légalisation (Pdf), après avoir vérifié la nature du document, l’État émetteur et le pays de destination.

Comment légaliser un document français à destination de l’étranger ?

La procédure à suivre est celle de la double légalisation. Elle consiste à faire d’abord légaliser l’acte français par le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (bureau des légalisations), puis à le faire surlégaliser par la représentation diplomatique ou consulaire en France du pays dans lequel il devra être produit.

Pour être légalisé par le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, le document doit être conforme. Pour cela, et avant toute traduction, il doit comporter une adresse complète en France, être revêtu de la signature originale d’une autorité publique française (avec la mention du nom et de la qualité du signataire) et être présenté en original ou en copie certifiée conforme. Si le document français est destiné à une autre autorité française, il ne pourra pas être légalisé par le bureau des légalisations.

Vérifier la conformité, par type de document

Lorsqu’il s’agit d’un acte sous seing privé, comme le bureau des légalisations ne légalise que des signatures publiques, il convient au préalable de faire certifier la signature du document par une autorité publique française : mairie ou notaire (en présence du signataire) ou chambre de commerce et d’industrie où est enregistrée l’entreprise, lorsqu’il s’agit un document à usage commercial (la présence du signataire n’est alors pas indispensable).

Les signatures sur des certificats médicaux émis par des cabinets privés ou sur des résultats de laboratoires d’analyses peuvent aussi être certifiées réciproquement par le Conseil National de l’Ordre des Médecins de Paris ou l’Ordre National des Pharmaciens.

Si le document est rédigé en langue étrangère, il devra impérativement être accompagné d’une traduction en français effectuée par un traducteur assermenté et répondant aux critères de conformité.

Comment légaliser un document étranger à destination de la France ?

Lorsqu’un acte émis par une autorité étrangère doit être produit en France, il doit également respecter le circuit de la double légalisation : légalisation par l’autorité compétente sur place (en général le Ministère des Affaires étrangères), puis surlégalisation par la représentation diplomatique ou consulaire française dans le pays.

Lorsqu’il s’agit d’un acte sous seing privé, le signataire devra au préalable faire certifier sa signature par une autorité publique du pays émetteur.

Si l’acte sous seing privé est destiné à être produit en France (ex : procurations, autorisations de voyage pour enfant mineur non accompagné, etc.) et que son signataire est français, résident et enregistré auprès des services consulaires français du pays émetteur ou représentant une entreprise ayant son siège en France, seule la certification matérielle de signature est requise. Le signataire doit être présent durant cette procédure et justifier de son identité.
Vérifiez au préalable sur notre page Actes notariés à l’étranger, la forme en laquelle doit être produit votre acte en France .

N.B. Les documents établis par une autorité étrangère et destinés à être produits devant une autre autorité étrangère ne peuvent pas être légalisés par le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Il en est de même pour les traductions de ces documents (y compris lorsqu’elles sont effectuées en France) et leurs copies certifiées conformes.

Les usagers concernés par ce type de légalisation devront donc se rapprocher de leurs ambassades respectives.

Comment légaliser une traduction ?

Lorsque la traduction d’un document doit être légalisée ou qu’elle accompagne un acte en langue étrangère présenté pour légalisation, elle doit respecter les modalités suivantes :

  • Le document d’origine et sa traduction doivent comporter le cachet et la signature du traducteur, ainsi que le même numéro de traduction (identique sur les deux documents).
    La signature du traducteur doit être certifiée par une autorité publique française - si la traduction est à légaliser - selon le même processus que pour un acte sous seing privé : par une mairie française, un notaire français, une chambre de commerce et d’industrie française ou un poste consulaire français. En effet, la qualité de traducteur assermenté auprès d’une Cour d’Appel ou habilité par un chef de poste consulaire ne saurait être assimilée au statut de représentant de l’État.

A qui s’adresser ?

Toute demande de légalisation d’un acte français destiné à être produit à l’étranger doit être adressée au :

Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères
Bureau des Légalisations

57, boulevard des Invalides
75007 PARIS
Métro : Duroc
Tél. : 01 53 69 38 28 (accueil téléphonique de 14h à 16h)
Courriel : bureau.legalisation chez diplomatie.gouv.fr
(Réponse sous 24h du lundi au vendredi)

ATTENTION  : durant l’été, du 10 juillet au 30 août 2019, le service de réponse téléphonique sera fermé. Le numéro 01 53 69 38 28 ne sera donc pas accessible.
Toute question relative aux légalisations devra être adressée à l’adresse suivante : bureau.legalisation chez diplomatie.gouv.fr
Les horaires d’ouverture au public seront également réduits : de 9h00 à 12h00 (du lundi au vendredi, sauf jours fériés).
La messagerie électronique est à privilégier pour toute question ou demande de renseignement, ainsi que pour la vérification en amont des actes à légaliser (réponse sous 24 H, du lundi au vendredi). Veiller à joindre une copie numérisée du document à légaliser et à indiquer son pays de destination dans l’objet du courriel.
  • Soit au guichet (horaires d’ouverture : 8h30 - 13h15), sans rendez-vous, la légalisation étant immédiate si les documents présentés sont conformes (dans la limite de 15 documents à légaliser). La démarche peut être effectuée par une tierce personne (proche ou société de services).
  • Soit par courrier (délai de traitement - hors délais postaux - : de 48 à 72 heures), en joignant les pièces suivantes :
    • une lettre explicative avec l’adresse du demandeur, son adresse postale et numéro de téléphone, ainsi que la mention du pays destinataire du document ;
    • les originaux des documents à présenter (et des traductions éventuelles) ;
    • un chèque à l’ordre de " Régie des Légalisations (DFAE) " ;
    • une enveloppe de retour, libellée aux nom et adresse du demandeur et affranchie au plein tarif (éventuellement en recommandé ou par lettre de suivi).
      (Depuis l’étranger vous avez la possibilité d’imprimer vos timbres depuis le site internet de La Poste)
  • Toute demande de légalisation d’un acte étranger destiné à être produit en France doit être effectuée auprès de l’Ambassade ou du Consulat français situé dans le pays émetteur du document.

Combien coûte une légalisation ?

En France

Le tarif est de 10 euros par document légalisé, quel que soit le nombre de pages.

Au guichet, vous pouvez régler en espèces, par carte bancaire (Visa ou Mastercard) ou par chèque français.

Par correspondance, un chèque à l’ordre de "Régie des Légalisations (DFAE)", ou par virement bancaire sur le compte suivant :

Titulaire du compte : REGIE DES LEGALISATIONS (DFAE)
IBAN : FR76 1007 1750 0000 0010 0101 542
BIC (Bank Identifier Code) : TRPUFRP1
Etablissement bancaire : TRESOR PUBLIC

À l’étranger


Coût : 25 euros par document légalisé (ou 15 euros pour les Français inscrits au Registre des Français établis hors de France).

Quels documents peuvent être légalisés ?

Actes administratifs


Établis par une administration publique française, seuls les orignaux comportant le sceau avec Marianne de l’autorité publique, le nom, la signature manuscrite et la qualité du responsable public.

Le cas échéant, la copie, certifiée conforme par une mairie (en précisant que c’est pour l’étranger) ou éventuellement par un notaire (avec sceau notarial obligatoire). Devront figurer sur la copie, le cachet de certification, le sceau avec Marianne de l’autorité publique, le nom, la signature manuscrite et la qualité du responsable qui certifie la copie.

Actes de l’état civil

Seuls les actes d’état civil français de moins de trois mois délivrés par la mairie les ayant établis - ou par le Service Central de l’Etat Civil pour les actes établis par un consulat de France - et comportant le sceau officiel, la signature originale et les nom et qualité du signataire peuvent être légalisés / traduits.

Actes délivrés par des organismes européens et des organisations internationales

Ils doivent être légalisés dans le pays où les documents ont été établis.

Par conséquent, le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères est compétent pour légaliser uniquement les documents délivrés par des organismes européens et des organisations internationales ayant conclu un accord de siège avec la France ou disposant d’une représentation en France.

Actes judiciaires (jugements de divorce, etc.)

Seuls les originaux signés du Greffe peuvent être légalisés, ou uniquement les copies certifiées conformes par le Tribunal ayant établi ces actes.

Actes notariés

En version originale signée du notaire ou uniquement les copies certifiées par l’office notarial ayant établi l’acte authentique.

NB : Le sceau notarial (modèle uniforme avec Marianne) en original doit être apposé dès lors qu’un notaire français intervient sur un document destiné à l’étranger (circulaire du Conseil Supérieur du Notariat n°2007-7 du 12-12-2007, page 2 - paragraphe 1°).

Actes sous seings privés (statuts, procurations, documents commerciaux etc.)

Les signatures doivent être originales et le nom, le prénom et la qualité du signataire doivent-être apposés en toutes lettres, à côté de la signature.

L’adresse complète de la société en France doit y figurer.

La signature du signataire doit ensuite être certifiée par une Mairie ou un notaire (sceau notarial obligatoire) en présence du signataire, ou par la chambre de commerce dans laquelle la société est enregistrée.

Carte Nationale d’identité, passeport, livret de famille

Uniquement les copies certifiées conformes par une mairie (en précisant que c’est pour l’étranger) ou éventuellement par un notaire (avec sceau notarial obligatoire).

Devront figurer sur la copie : le cachet de certification, le sceau avec Marianne de l’autorité publique, le nom, la signature manuscrite et la qualité du responsable qui certifie la copie.

Certificats médicaux

Originaux uniquement

Si émis par un cabinet privé (texte en français uniquement) :

  • faire légaliser la signature du médecin en sa présence auprès d’une Mairie ou d’un notaire (sceau notarial obligatoire)
  • ou demander le contreseing du Conseil National de l’Ordre des Médecins de Paris

    Les ordonnances médicales ne peuvent être visées par l’Ordre des Médecins que si elles sont incluses dans un certificat médical

Seuls peuvent être légalisés les originaux de résultats de laboratoires d’analyses.

Faire légaliser la signature du pharmacien en sa présence auprès d’une Mairie ou d’un notaire (sceau notarial obligatoire), ou demander le contreseing de l’Ordre National des Pharmaciens

Certificats de nationalité française

Seuls les certificats de nationalité française (CNF) originaux (art. 31-2 du Code civil) ou leur duplicata établi par le Tribunal d’instance concerné peuvent être légalisés et/ou traduits.

NB : la mention du CNF figure sur l’acte de naissance depuis fin 1998.

Extraits de casier judiciaire (bulletin n°3)

Depuis le 12 décembre 2018, le nouveau format du casier judiciaire est disponible en ligne.

Il comprend désormais le sceau officiel ainsi que la signature publique tous deux nécessaires à la légalisation (cf. décret n°2007-1205 du 10 août 2007).

Si vous ne disposez pas de cette version conforme, nous vous invitons à procéder à une nouvelle demande en ligne que vous pourrez ensuite nous présenter pour légalisation.

Décrets parus au Journal Officiel

Uniquement les copies certifiées conformes par la Direction de l’Information Légale et Administrative (DILA). Les demandes de copies certifiées conformes doivent être effectuées par voie postale ou par courriel à infos chez dila.gouv.fr (DILA - 26 rue Dessaix, 75727 Paris cedex 15 - Tel. 01.40.58.75.00)

Diplômes français

Afin de préserver les diplômes ou documents universitaires français établis en un seul exemplaire, nous ne légalisons que leurs copies certifiées conformes par une mairie (en précisant que c’est pour l’étranger) ou éventuellement par un notaire (avec sceau notarial obligatoire).

Devront figurer sur la copie : le cachet de certification, le sceau avec Marianne de l’autorité publique, le nom, la signature manuscrite et la qualité du responsable qui certifie la copie.

Kbis

Seul le Kbis original français datant de moins de trois mois et signé du greffe peut être légalisé / traduit. Il s’agit de la version que vous recevez par voie postale, et non pas celle qui est téléchargeable sur le site de la version téléchargeable sur le site d’Infogreffe.

Si votre document ne figure pas dans cette liste, vous pouvez contacter directement le bureau des légalisations, par courriel à l’adresse suivante : bureau.legalisation chez diplomatie.gouv.fr (réponse sous 24 h du lundi au vendredi)

Attention : Les documents établis à l’étranger (ou dans une ambassade étrangère en France) et destinés à être produits à l’étranger, y compris leurs traductions et leurs copies certifiées conformes, ne peuvent pas être légalisés par le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Les formalités relatives à leur légalisation doivent être effectuées entre les deux autorités étrangères concernées. (cf. article 2 du décret n°2007-1205 du 10 août 2007).

Legalization procedure in English

Documents to be legalized for foreign authorities have to be authentic.
Contact us at bureau.legalisation chez diplomatie.gouv.fr and attach your document to your email so that we can help you.

Once we have confirmed the document’s authenticity, and if the consulate requires a translation authenticated by our services, you need to :

Both documents should bear : the stamp and original signature of the translator, and the same translation number.

As translators are not qualified to provide notarial services, their signature on the translation must be certified (at a town hall, if the translator attends in person, or by a chamber of commerce).
Both documents should be provided to us (the original and the sworn translation), even if only one is to be legalized.

Legalization procedures can be carried out directly at the reception of our offices, or by post. The procedure is as follows :

  1. AT RECEPTION (opening hours : 08:30-13:15) without appointment ; legalization will then be carried out immediately, unless there are more than 15 documents.
    The fee is €10 per legalized document, regardless of the number of pages. You can pay in cash or by card (Visa or MasterCard), or using a French cheque.
    Someone else can present the documents on your behalf, such as a family member or courier.
  2. BY POST (processing time from reception, not including delivery time : 48-72 hours).
    Please provide :
    • A covering letter providing your contact details (address, telephone number and email) and mentioning the country requiring the documents ;
    • The authentic documents (we do not keep copies) ;
    • A cheque made out to the « Régie des Légalisations (DFAE) » or bank transfer evidence. Fee (per document, not per page) : €10 for a document of any type ;
    • A stamped self-addressed envelope to return the documents (from abroad, you can print your stamps from the La Poste website).
      Send all items to :
      Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères
      Bureau des Légalisations
      57, Boulevard des Invalides
      75007 PARIS


      Feel free to contact us and send scanned documents before presenting the originals, to check with us that your documents are authentic and therefore legalizable.

  3. You will then need to send or present the documents to the consulate of the country concerned for attestation.

juillet 2019

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