Légalisation des dossiers d’adoption



I. Définition

La légalisation est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu. A défaut de convention particulière en matière de légalisation avec le pays concerné, cette formalité est exigée par l’autorité étrangère destinataire de votre dossier.

II. Références juridiques

  • Décret no 2007-1205 du 10 août 2007
  • Décret n° 82-666 du 22 juillet 2002 portant publication de la convention portant dispense de légalisation pour certains actes et documents (relatifs à l’état civil), signée à Athènes le 15 septembre1977
  • Circulaire du 29/10/1953 relative à la suppression de la légalisation de signature
  • Lettre circulaire du Conseil Supérieur du Notariat n° 1012 du 28 mai 1974

III. Démarches à effectuer

Les adoptants doivent donc avant tout s’assurer, auprès de la Mission de l’Adoption Internationale ou de l’Agence Française pour l’Adoption, de l’organisme étranger qui s’occupe de l’adoption ou du Consulat étranger en France des pièces constituant leur dossier qui doivent être légalisées par le Ministère des Affaires étrangères.

La légalisation des documents par le Ministère des Affaires étrangères intervient toujours avant celle du Consulat étranger en France et dans les conditions définies ci-dessous :

L’ambassade ou le consulat étranger peut vous demander 3 catégories de documents :

  • des documents originaux
  • des photocopies
  • des traductions

ATTENTION : Pour tous documents complémentaires à faire légaliser

  • que ce soit par correspondance ou au guichet du Bureau des Légalisations
  • les adoptants doivent impérativement présenter une simple copie de l’agrément.

A. DOCUMENTS ORIGINAUX

Les actes sous seing privé

C’est-à-dire tout document émis par une personne ou un organisme privé tel que les lettres de recommandation, les actes de baptême et de mariage religieux, les documents bancaires, les attestations d’emploi, de salaire ou les fiches de paie émanant d’entreprises privées, du Pôle Emploi, des Caisses régionales d’Assurance Maladie, Caisses de Retraite, les attestations et lettres rédigées par les adoptants, les demandes d’adoption et attestations de suivi d’adoption d’enfant rédigées par les adoptants, les avis d’imposition, les dossiers médicaux, procurations,etc.
Ces documents doivent être signés.

  • les signataires doivent faire légaliser (ou faire certifier) leur signature en se présentant à la mairie du domicile ou chez un notaire. La mention à apposer en regard de la signature est la suivante : « Vu pour la légalisation (ou la certification) matérielle de la signature de M… » ; cette mention doit dans tous les cas être en français quelle que soit la langue employée dans le document.
  • l’autorité administrative qui effectue cette formalité doit apposer en original le sceau du service dont elle relève, et sa signature manuscrite suivie de ses nom et qualité.
  • lorsque cette légalisation est faite par un notaire, celui-ci doit apposer le sceau notarial comportant l’effigie de la République.

a) les actes de baptême et de mariage religieux :

La signature de l’autorité religieuse doit être légalisée par la mairie de la commune, selon les normes décrites plus haut ; à défaut, les actes religieux catholiques pourront être contresignés par le secrétariat de l’Archevêché de Paris.

b) les attestations d’emploi, de salaire, fiches de paie émanant d’entreprises, les relevés et attestions délivrés par une banque :

Ces documents doivent être signés par l’employeur/le banquier et la signature légalisée par la mairie du domicile, un notaire, ou éventuellement si celle-ci l’accepte, par la Chambre de Commerce et d’Industrie territorialement compétente. La mention à apposer est la même que celle décrite plus haut pour les légalisations de signature.

c) les avis d’imposition :

Les intéressés doivent signer l’avis d’imposition à l’endroit prévu à cet effet puis procéder à la légalisation de leur signature par la mairie du domicile ou un notaire.

d) les certificats médicaux :

La signature du médecin doit être légalisée par la mairie de la commune où il exerce ou par un notaire dans les conditions décrites plus haut. Dans le cas où cette formalité ne pourrait être accomplie, les certificats médicaux devront être visés par le Conseil National de l’Ordre des Médecins.

e) les procurations :

La réglementation variant suivant les pays, il convient d’abord de contacter la Mission de l’Adoption Internationale ou l’Agence Française pour l’Adoption pour une formulation correcte. La signature du ou des adoptants doit être légalisée comme indiqué ci-dessus par la mairie du domicile ou le notaire.

Les actes publics

Il s’agit des extraits d’actes de naissance et de mariage, des extraits de casier judiciaire, des actes notariés et tout autre document émanant d’une administration (mairie, tribunal, ministère, hôpital public, conseil général, établissement scolaire public, etc.), des bulletins de salaire ou attestations de travail délivrés par une administration ou un organisme public… Ils doivent être obligatoirement rédigés en langue française.
Ceux-ci sont légalisés directement par le Ministère des Affaires étrangères, dès lors qu’ils comportent les mentions suivantes apposées en original :

  • la signature manuscrite de l’autorité signataire, à l’exception de toute griffe (sauf pour les extraits de casier judiciaire délivrés à Nantes sans signature manuscrite).
  • la signature de l’autorité signataire,
  • la mention du nom et de la qualité de l’autorité signataire,
  • le sceau de l’administration signataire : Marianne ou cachet équivalent.
  • le sceau notarial à l’effigie de la République sera exigé pour les attestations notariales, légalisation de signature, certification conforme à l’original et actes notariés faits par un notaire.

NB. : Exceptionnellement, les avis d’imposition (originaux), s’ils ne sont pas signés par les intéressés, peuvent être visés par le Centre des Impôts territorialement compétent.

B. PHOTOCOPIES

Les photocopies doivent être certifiées conformes aux originaux par une mairie ou par un notaire (si vous possédez les originaux), sinon par le service administratif dont émanent les documents originaux. La certification doit être au recto des documents. L’autorité administrative qui effectue cette formalité doit apposer en original, outre la formule de certification, le sceau du service dont elle relève, et sa signature manuscrite suivie de ses nom et qualité.

La législation française interdit la reprographie de certains documents. Il s’agit en particulier :

  • des actes notariés : une expédition doit alors être délivrée par le notaire qui a dressé l’acte original.
  • des actes d’état civil : un extrait doit être délivré par la mairie du lieu de naissance ou de mariage. Vérifiez que la mention du mariage figure bien sur vos extraits d’acte de naissance.
  • des casiers judiciaires : un extrait daté de moins de 6 mois doit être délivré par le Service du Casier Judiciaire Central du Ministère de la Justice, (auprès du Tribunal de 1ère Instance du lieu de naissance, pour les personnes nées en Territoires d’Outre-Mer, quel que soit leur lieu de résidence). Pour faire la demande en ligne d’extrait de casier judiciaire sur le site internet du Ministère de la Justice : www.cjn.justice.gouv.fr
  • des actes judiciaires : une expédition doit être visée par le greffe du Tribunal.
  • des passeports, cartes d’identité, titres de séjour : une photocopie de ces documents ne peut pas être légalisée par le Ministère des Affaires étrangères (ces documents sont donc à transmettre directement au Consulat étranger qui les réclame).

REMARQUE : Les actes délivrés par une organisation internationale sont dispensés de légalisation. La légalisation concerne exclusivement des actes publics au sens de l’article premier du décret et ne peut donc porter sur des photographies.

C. TRADUCTIONS

Si la légalisation (par le ministère des Affaires étrangères) des traductions est exigée par les autorités étrangères, celles-ci doivent être effectuées par un traducteur expert près une Cour d’Appel ou un traducteur expert agréé par la Cour de Cassation (les listes de traducteurs sont affichées dans les mairies, les tribunaux, et les Cours d’Appel). Le traducteur doit apposer, à la fois sur les originaux et leurs traductions, son cachet, sa signature, et le numéro d’enregistrement de la traduction (un numéro différent par document).

La signature du traducteur devra être certifiée soit par mairie, notaire ou chambre de commerce.

Certains consulats étrangers authentifient directement les traductions sans exiger qu’elles soient légalisées par le ministère des Affaires étrangères. Il appartient aux adoptants de s’en assurer auprès des consulats concernés.

NB : Des actes d’état civil plurilingues peuvent être demandés aux mairies, ce qui évite de les faire traduire. Pour les pays ne faisant pas partie de l’Union Européenne, il faut vérifier que les autorités destinataires les acceptent.

D. DOCUMENTS ÉTABLIS A L’ÉTRANGER

Les documents établis à l’étranger, qu’il s’agisse d’originaux ou de photocopies, ne peuvent être légalisés par le Bureau des légalisations.

E. DROITS DE CHANCELLERIE

La légalisation entraîne la perception d’un droit de chancellerie de 2 € pour chaque exemplaire de vos documents (et non par page), à l’exception des actes d’état civil à 1 € (extraits d’actes de naissance, mariage et décès). Les droits de chancellerie afférents à la légalisation des traductions s’élèvent à 2 € chacune, y compris celles relatives aux actes d’état civil. Ces tarifs peuvent être différents pour certains ressortissants étrangers soumis à un tarif de réciprocité. Il convient alors de consulter le Bureau des Légalisations.

Il est recommandé de ne pas se déplacer de province, la légalisation pouvant se traiter par correspondance. Il vous est conseillé d’adresser vos envois au Ministère des Affaires étrangères - Bureau des Légalisations sous pli recommandé. Joindre une enveloppe à vos nom et adresse, dûment affranchie avec le formulaire de recommandé rempli, pour le retour du courrier (via les services de la Poste uniquement), ainsi que le règlement, en précisant le pays de destination du dossier et la nationalité des adoptants. Pour un traitement plus rapide, classer vos documents par genre et non par dossier et sans chemise annexe. Un délai minimum de 48 heures sera demandé pour tous dossiers présentés aux guichets comportant, en totalité, plus de 15 pièces.

IV. Service à contacter

Mise à jour : octobre 2013