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La chancellerie

Ce terme traditionnel désigne la petite équipe de diplomates proprement dits qui sont les plus proches collaborateurs du chef de mission.

Une veille permanente : l’officier de sécurité commande le peloton de gendarmes ou de policiers qui se relaient jour et nuit pour garder les locaux et qui accueillent les visiteurs, leur offrant ainsi souvent leur première image de la France.

Le "numéro deux"

Il assiste et supplée éventuellement l’ambassadeur dans toutes ses fonctions. L’ambassadeur ayant en priorité vocation pour les tâches extérieures (démarches, représentation, communication), il revient à son adjoint de faire pendant ce temps " tourner la machine ".

Il centralise la correspondance et en vérifie la cohérence. Il veille à la coordination entre les services techniques. Il supervise l’administration quotidienne. Il est presque toujours " officier de sécurité ", responsable de la protection des agents et des documents.

En cas d’absence du chef de mission, il le remplace en qualité de " chargé d’affaires". Dans les grandes ambassades, le numéro deux s’appelle " ministre-conseiller ". Dans des dizaines de postes, il est en fait le seul diplomate avec l’ambassadeur : il n’y a pas de numéro trois.

L’équipe diplomatique

La chancellerie est « l’ état-major » de l’ambassadeur et la plaque tournante de l’ensemble de sa mission.

Elle comprend des conseillers, secrétaires et attachés en nombre variable : une quinzaine à l’ambassade de Washington ou dans les délégations auprès des Nations unies ou de l’Union européenne ; le plus souvent un ou deux seulement.

Chacun traite une catégorie de dossiers. Quand l’effectif est réduit, l’un suit par exemple la situation dans le pays de séjour, l’autre les relations avec la France. Quand l’équipe est plus nombreuse, elle se ramifie et ses membres se spécialisent.

Chacun dans son secteur prépare le travail de l’ambassadeur, chacun aussi agit à son niveau suivant les instructions du chef de poste.

Dans une mission multilatérale, chaque agent suit une ou plusieurs commissions. En général, l’ambassadeur réunit cette équipe chaque matin pour faire le point et répartir le travail.

Le service du chiffre est le cœur de la chancellerie, puisqu’il achemine l’essentiel de la correspondance. Aujourd’hui, le cryptage des télégrammes est automatique et la transmission instantanée. C’est la distribution qui prend du temps. C’est pourquoi l’écran tend à supplanter le support papier.

Le Centre d’archives et de documentation (CAD) envoie, reçoit et classe l’ensemble de la correspondance. Le courrier non chiffré, c’est-à-dire les lettres (que l’on appelle " dépêches ") emprunte la valise diplomatique. Le secrétariat, dont la tâche matérielle est aujourd’hui allégée par l’informatique, fait en langue étrangère ce que des assistantes de direction font en français en France.

La chancellerie consulaire ou section consulaire

Dans les capitales où il n’y a pas de consulat, elle est aussi " régie d’avances et de recettes " (c’est-à-dire qu’elle encaisse les recettes du poste, par exemple les droits de visa, et règle les dépenses).

Son chef est chargé de gérer le budget de l’ambassade - sachant que, de plus en plus, les ambassadeurs ont à cœur de se pencher eux-mêmes sur la gestion de leur poste.

La réforme en cours tend à déconcentrer la gestion financière de Paris vers les postes. Elle fait du chef de mission un véritable ordonnateur secondaire jouissant d’une plus grande souplesse dans l’emploi des crédits, avec les responsabilités correspondantes.


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