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L’Institut de Formation aux Affaires Administratives et Consulaires (IFAAC)

Notre objectif : assurer la formation continue des personnels chargés des affaires consulaires et de la gestion/comptabilité dans les ambassades et les consulats français.

  • une formation opérationnelle qui privilégie la mise en situation professionnelle.
  • la grande qualité des formateurs ; leur disponibilité, la qualité des échanges.
  • une formation indispensable pour la connaissance approfondie du métier consulaire et des méthodes de travail.

Aperçu de l’IFAAC

L’Institut a été créé en 1993 pour former les agents du ministère des affaires étrangères et du développement international (MAEDI) aux métiers consulaires dans un contexte de technicité professionnelle croissante. Il fait partie du Département de la formation au sein de la Sous-direction de la formation et des concours de la DRH.

La création de l’IFAAC répond à un double objectif :

  • former les agents à des métiers de plus en plus complexes ;
  • dispenser une formation pragmatique et opérationnelle, axée sur l’apprentissage des comportements professionnels et du sens du travail en équipe.

En vingt-trois ans, près de 7 000 agents ont été formés à Nantes. En 2016, plus de 580 agents ont participé à 65 stages organisés dans le domaine consulaire (accueil du public, administration des Français à l’étranger, état-civil, nationalité, affaires sociales, élections, notariat, visas) et en comptabilité-gestion. Ces stages peuvent intervenir avant une première affectation à l’étranger ou tout au long de la carrière professionnelle.

L’Institut assure également la formation continue des agents du MAEDI à Nantes dans les autres domaines : langues étrangères, bureautique, perfectionnement professionnel, etc.

Une formation continue axée sur l’interactivité

L’IFAAC vise à renforcer les compétences théoriques et pratiques des agents du MAEDI afin de les aider à effectuer un travail efficace et de qualité.

La méthode pédagogique utilisée repose sur :

  • une équipe de huit formateurs « métier », dotés d’une solide expérience de terrain et formés à la pédagogie ;
  • et sur un apprentissage en petits groupes, privilégiant mises en situation, cas pratiques et travail d’équipe.
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Salle de cours (« Le Bélem »)

Pour parfaire le caractère opérationnel de ses formations, l’IFAAC s’est doté de deux consulats-école. Intégrés aux salles de formation, ils facilitent l’apprentissage en situation professionnelle et permettent de préparer concrètement les agents à la relation aux usagers durant toute la formation.

L’Institut s’inspire également de méthodes pédagogiques innovantes. Il a fait le choix d’un environnement novateur de formation développé dans l’enseignement supérieur américain et appelé "Scale Up". Cette pédagogie en environnement collaboratif et technologique (PECT) a été adoptée par plusieurs institutions dont le MIT et introduite en France par l’Ecole supérieure des sciences commerciales d’Angers (ESSCA). Elle mise sur l’interactivité pour améliorer l’apprentissage et la capacité à travailler en équipe.

Le choix des noms des trois salles PECT, "Marianne", "Le Belem" et "l’Hermione", illustre à la fois le sens du service public, la dimension "bateau-école" et la préparation à d’autres cultures.

L’organisation des formations consulaires

Les formations dispensées à l’IFAAC sont soit polyvalentes, soit consacrées à une seule matière. La durée des stages varie entre une et onze semaines.

Les formations polyvalentes, comprennent trois niveaux :

  • 1. Le niveau I, s’adresse aux agents de catégorie B et C auxquels il donne un socle commun dans le domaine consulaire et en comptabilité-gestion. En 2016, 134 stagiaires ont suivi ce cursus.
  • Pour les secrétaires de chancellerie, la formation débouchant sur le BAACA option « encadrement » s’inscrit dans un « passeport formation » qui débute par le séminaire d’intégration à l’entrée au ministère et se poursuit par des formations obligatoires consacrées aux compétences transversales et managériales.

Le premier degré d’enseignement s’organise désormais en trois cycles d’enseignement qui doivent être suivis dans l’ordre indiqué infra, qui alternent la théorie et la pratique et privilégient la mise en situation professionnelle :

  • cycle 1 (quatre semaines) : gestion administrative et financière et comptabilité ;
  • cycle 2 (trois semaines) : état civil consulaire, nationalité française et affaires sociales ;
  • cycle 3 (quatre semaines) : administration des français à l’étranger et visas.

Ce cursus intègre un exercice de cas pratique de deux jours organisé en fin de cursus qui permet d’évaluer la mobilisation des compétences acquises en situation.

  • Pour les adjoints de chancellerie, le premier degré d’enseignement consiste à suivre un parcours encadré composé de modules cumulatifs de formations spécialisées en affaires administratives et consulaires, dans les domaines suivants :
  • Visas
  • Etat civil
  • Nationalité
  • Administration des français
  • Gestion administrative et financière
  • Comptabilité
  • Affaires sociales

A l’issue de ce parcours, le collègue adjoint de chancellerie qui a validé le socle de compétences fondamentales dans chacun des domaines précités, définies avec le concours des sous-directions métiers, se voit délivrer un BAACA « option pluridisciplinaire ».

Les adjoints de chancellerie, éligibles à cette formation diplômante, sont sélectionnés par la sous-direction des personnels.

  • 2. Le niveau II est destiné aux chefs de chancellerie confirmés pour lesquels une remise à jour des connaissances est nécessaire.

Afin d’éviter l’hétérogénéité des groupes de stagiaires, l’offre de formation sera adaptée en fonction de l’affectation des secrétaires de chancellerie concernés et de l’expérience à l’étranger dont ils justifient, selon les modalités suivantes :

  • un cycle d’approfondissement sur les matières consulaires (administration des français, état civil, nationalité, visas, affaires sociales) ;
  • et/ou un cycle de perfectionnement intégré sur la gestion et la comptabilité.

En 2016, 14 collègues ont suivi cette formation.

  • 3. Le niveau III s’adresse aux agents de catégorie A primo-partants en tant que chef de poste diplomatique et consulaire ou consul général adjoint et aborde à la fois les questions consulaires et la comptabilité/gestion.

11 futurs chefs de Poste ont bénéficié de la session organisée en juin 2016.

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Mise en situation (guichet « administration des français »)

Les formations spécialisées sont consacrées à des domaines précis (visas, état civil, nationalité, administration des Français, gestion administrative et financière et comptabilité).

Ces stages thématiques s’adressent à des agents de toutes catégories (y compris aux agents de droit local), exerçant ou qui auront à exercer des fonctions dans ces matières.

Leur durée varie de une à trois semaines.

Il convient de noter que les formations spécialisées organisées de mars à juillet sont réservées en priorité aux agents ayant un projet d’affectation à l’étranger.

Les stages qui se déroulent d’octobre à février concernent en priorité les agents de droit local ou les collègues désireux de se perfectionner sur une matière administrative ou consulaire.

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Villa Chantreau

La formation continue (hors consulaire) des agents du MAE à Nantes

La vocation de l’IFAAC consiste aussi à dispenser la formation continue généraliste et linguistique aux agents du site nantais du ministère des affaires étrangères et du développement international.

Ainsi, chaque année 950 agents environ bénéficient de la formation linguistique (7 langues vivantes enseignées) et des formations généralistes, parmi lesquelles (bureautique, GRH, management, prise de parole en public) etc.

Au total, quelques 190 stages sont organisés annuellement par l’Institut.

Mis à jour : décembre 2016

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