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Conseils aux organisateurs

Cette fiche s’adresse à tous les organisateurs de séjours de mineurs à l’étranger, quel que soit le mode d’hébergement. Ne sont toutefois visés ni les séjours se déroulant dans le cadre scolaire ni les "séjours de vacances dans une famille". [1]

Avant le départ

Déclarer le séjour :

Cette déclaration est une obligation selon l’article R.227-2, 2° du code de l’action sociale et des familles (CASF). Toute personne morale ou toute personne physique si celle-ci perçoit une rétribution, établie en France, organisant un accueil avec hébergement défini à l’article R.227-1 du CASF, doit en faire préalablement la déclaration à la direction départementale de la cohésion sociale (DDCS) ou à la direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations (DDCSPP) de son domicile ou de son siège social.

Le séjour est à déclarer :

- Soit en séjour de vacances (plus de 3 nuits) ou en séjour court (de 1, 2, ou 3 nuits).

  • Soit en séjour spécifique (séjour sportif, séjour linguistique, séjour artistique et culturel, rencontre européenne de jeunes ou chantier de bénévoles) s’il répond à l’une des définitions précisée dans l’arrêté du 1er août 2006 modifié.
    NB : Les organisateurs de séjours linguistiques sont soumis à la norme NF EN 14804 leur fixant des obligations spécifiques en matière de prestation de service.

La déclaration à la DDCS ou à la DDCSPP doit contenir les informations relatives :

- à l’organisateur du séjour ;

  • à la souscription par l’organisateur d’un contrat d’assurance en responsabilité civile et d’un contrat d’assistance sanitaire ;
  • aux dates et aux modalités du séjour (notamment lieu et/ou étapes du séjour s’il s’agit d’un séjour itinérant) ;
  • au nombre de mineurs accueillis ;

- au directeur du séjour et aux animateurs faisant partie de l’équipe d’encadrement (nom, prénom(s), date et lieu de naissance, qualification(s)) ;

- aux coordonnées de la personne à joindre sur place en cas d’urgence.

A la suite de cette déclaration, la DDCS ou la DDCSPP adresse un courrier à l’ambassade de France du pays dans lequel a lieu le séjour, l’informant du séjour de jeunes mineurs français sur ce territoire et des conditions de ce séjour.

Il est recommandé aux organisateurs :

- de consulter le site Internet du ministère des Affaires étrangères et du Développement international qui donne pour chaque pays des informations actualisées sur les événements d’ordres sanitaire et sécuritaire ;

- de consulter le site Internet du ministère chargé de la Santé) pour des informations concernant les événements sanitaires (canicule, épidémie, contaminations…) ;

- d’inscrire le nom du responsable du groupe sur le télé-service Ariane du ministère des Affaires étrangères et du Développement international ;

- de s’informer de la législation et des réglementations applicables à un accueil de mineurs dans le pays où il se déroule et, en cas de particularité, de demander des informations supplémentaires à l’ambassade de France du pays dans lequel va se dérouler le séjour ;

- de sensibiliser les mineurs participants au fait qu’ils vont découvrir une autre culture et devoir changer leurs habitudes (alimentaires, rythme de vie…) ;

- de présenter explicitement aux mineurs participants et à leurs responsables légaux leurs responsabilités éventuelles en cas de manquements ou de comportements infractionnels (exclusion du séjour, rapatriement en France, prise en charge des mineurs dans le cas de poursuites judiciaires, d’arrestation…) ;

- d’informer clairement les représentants légaux des mineurs participants de leur obligation de mettre tout en œuvre pour prendre à leur charge les mineurs en cas d’incident sérieux interrompant le séjour et le cas échéant de se déplacer dans le pays où se déroule le séjour.

Pendant le séjour

En cas de survenance d’un incident

- Signaler sans délai à l’ambassade et/ou au Consulat compétent tout incident ou accident comme :

  • la survenance d’un décès ;
  • un accident individuel nécessitant une hospitalisation de plusieurs jours ;
  • un accident individuel susceptible d’entraîner une incapacité de longue durée ;
  • un incident ou un accident concernant un nombre important de « victimes » (intoxication alimentaire…) ;
  • un incident ou un accident ayant nécessité l’intervention des forces de l’ordre ou de sécurité (secours en mer ou en montagne) ;
  • un incident ou un accident ayant entraîné un dépôt de plainte ;
  • un incident mettant en péril la sécurité physique ou morale de mineurs (infraction, affaire de mœurs…) ;
  • un incident ou un accident pouvant donner lieu à une médiatisation importante.

- Communiquer à l’Ambassade et/ou au Consulat les informations suivantes :

  • les nom, prénoms, âge des mineurs ;
  • le numéro de leur passeport et le lieu de délivrance ;
  • les coordonnées exactes et actuelles de leurs représentants légaux ;
  • les coordonnées exactes des personnes encadrant le séjour à l’étranger et un numéro de téléphone permettant de les joindre à tout moment ;
  • les coordonnées de l’assureur de l’organisateur du séjour.

- Prendre toute mesure appropriée afin de maintenir un encadrement adapté et opérationnel des mineurs, y compris en cas de survenance d’un incident obligeant le mineur à rester à l’étranger après la fin du séjour.

- Prendre toute disposition utile à l’égard de l’assureur du voyage et à l’égard des représentants légaux.

[1] Les séjours de vacances dans une famille sont strictement définis comme étant des séjours où les enfants sont confiés à une ou plusieurs familles durant toute la durée du séjour, sans qu’aucune équipe d’encadrement ne soit présente sur place, ni n’organise d’activité collective (cours de langue, pratiques sportives, activités culturelles…) durant la journée.


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