Les outils de cofinancement

1. Définition

Établie pour une durée de trois à quatre ans, la convention programme est un ensemble cohérent d’actions (réalisations, formations, séminaires, mises en réseaux...) regroupées pour constituer une intervention globale de développement mise en œuvre par une association de solidarité internationale dans une ou plusieurs zones géographiques définies.

Compte tenu de son ampleur, elle fait systématiquement l’objet d’évaluation, de capitalisation, de restitution et de diffusion au Nord et au Sud, une fois tirés les enseignements en matière d’aide à la décision, de méthodes d’action, de modules de formation, d’outils de suivi et d’évaluation...

2. Objectifs et résultats attendus

La convention programme a un quadruple objectif :

 encourager la mise en place d’actions articulées et présentant une dimension significative,
 mettre en place les conditions permettant à une association de développer ses compétences, dans un domaine thématique ou géographique donné, grâce notamment à la mise en œuvre d’actions coordonnées,
 structurer une relation de partenariat entre le MAEE et une association dont l’expérience et les qualités d’intervention sont reconnues ; renforcer de cette manière la relation avec les SCAC ainsi qu’avec les services techniques et géographiques du ministère,
 favoriser un travail de capitalisation destiné à diffuser les enseignements des opérations conduites, auprès des partenaires du Sud et d’autres associations du Nord.

3. Conditions d’éligibilité

Les conditions d’éligibilité de l’association promoteur du projet sont les suivantes :

 l’association doit avoir un budget annuel supérieur ou égal à 1,5 M€
 le budget annuel de la convention programme ne doit pas dépasser le tiers du budget annuel total de l’association, calculé sur les trois derniers exercices
 sur les trois dernières années, la part moyenne des fonds accordés par le Ministère des Affaires étrangères et européennes ne doit pas dépasser 35% du budget annuel de l’ONG consacré à la solidarité internationale
 l’association doit avoir bénéficié dans les cinq dernières années d’au moins deux financements ou cofinancements du ministère des Affaires étrangères (Mission pour la coopération non gouvernementale, Services de coopération et d’action culturelle, Direction de la coopération technique ou Service de l’action humanitaire) pour un total supérieur à 600 000 €.

4. Conception et contractualisation

4.1. Conception

L’initiative d’une convention programme peut venir soit :

 du ministère des Affaires étrangères qui peut lui-même proposer la procédure de convention programme à une association, soit

 d’une association souhaitant s’engager dans cette direction.

L’instruction du programme proposé est réalisée systématiquement en deux temps :

1) L’association présente dans un premier temps au MAE un document simplifié (cf. modèle de fiche de prise en considération proposée en annexe 1) décrivant notamment le cadre de référence du programme, sa finalité, les partenaires, le contenu, l’estimation des moyens à mobiliser et les conditions de pérennisation.

La MCNG fait en sorte de répondre dans un délai de trois mois.

2) Une fois obtenu l’accord de principe, l’association engage l’élaboration du rapport de présentation du projet (cf. modèle proposé en annexe 2) décrivant de manière circonstanciée le cadre de référence du programme, son impact géographique, ses objectifs, sa construction logique, le déroulement prévu, les financements, les modalités de réalisation et les partenariats prévus, les perspectives en fin de programme, notamment de pérennisation, et les modalités prévues pour la capitalisation, l’évaluation et la valorisation.

La fiche de prise en considération et le rapport de présentation (document de projet) sont élaborés en concertation étroite entre l’association, la MCNG, les SCAC et les services sectoriels et géographiques concernés.

4.2. Contractualisation

L’administration signe avec l’association une convention de financement pluriannuelle à laquelle sont annexés le document de projet et le budget global (dépenses et ressources).

Les versements sont effectués selon les modalités établies pour les cofinancements en général.

Le compte-rendu final d’exécution technique et financier (cf. annexes 8 et 9) de la convention programme est remis à l’administration dans un délai de six mois après la clôture de la convention et est accompagné d’une fiche de synthèse (cf. annexe 3) . Prévue pour une large diffusion et pour faciliter la capitalisation, celle-ci doit être validée par le MAE avant écriture définitive.

4.3. Pérennisation

Un travail conjoint, prenant en compte les recommandations de l’évaluation externe et des travaux du comité de suivi (cf. infra), est conduit conjointement par l’association et le MAE, de sorte à aménager la transition et à faciliter la pérennisation du programme dans le milieu concerné à la fin de la convention.

C’est dans ce cadre qu’est décidé un éventuel renouvellement qui, en tout état de cause, ne peut intervenir qu’une fois.

5. Suivi

Le suivi d’avancement de la convention programme est effectué par un comité de suivi.

Le comité de suivi se réunit au moins deux fois par an et rassemble l’association concernée, la Mission pour la Coopération non-gouvernementale (MCNG), les services géographiques et sectoriels du MAE, les SCAC, la Commission Coopération Développement (CCD), l’Agence française de Développement (AFD) et des personnes ressources indépendantes invitées.

Le Comité paritaire d’orientation et de programmation (CPOP - cf annexe 4) est régulièrement tenu informé de l’avancement de la convention programme.

6. Évaluation

Chaque convention programme fait l’objet d’une évaluation externe engagée dans la dernière année d’exécution du programme, au plus tard six mois avant la clôture de la convention programme. Les conclusions de l’évaluation font l’objet d’une restitution publique et, éventuellement, d’une publication.

7. Capitalisation

L’association bénéficiaire de la convention programme est responsable de la capitalisation, ayant formulé les hypothèses de recherche-action. Elle associe obligatoirement à ce travail des partenaires extérieurs (Instituts de recherche, Universités...).

Le travail de capitalisation est mis en place dès le démarrage de l’opération et poursuivi avec régularité pendant sont déroulement.